La Administración en la Universidad (página 2)

Desarrollo

Visión
general de la administración

La administración como disciplina,
aparece con diferentes nombres en la literatura internacional. Se
habla de dirección, administración, ciencia de
la
administración, gerencia e,
incluso management. En el orden práctico es importante
discutir acerca de cuál de estas denominaciones es la
más adecuada. En el ámbito latinoamericano, los
términos de administración y dirección son
términos mayores usos y de hecho utilizaremos ambos
indistintamente. La administración constituye, en lo
fundamental, una disciplina de tipo social, por cuanto su
acción
va encaminada a la conducción de los hombres y por ende
del grupo social
hacia determinados logros consecuentes con un sistema social
específico. De lo anterior se deduce el carácter clasista de esta disciplina y su
papel fundamental en los procesos de
dirección y/o administración. Dirigir es una forma
de actuar consciente y objetivamente sobre la sociedad o
la
organización y sobre sus subsistemas, con la finalidad
de alcanzar determinados resultados.

Etimológicamente se define a la
administración aquel o aquellos que realizan un trabajo bajo
la dirección (o subordinación) de otros. En este
concepto
encontramos que siempre habrá alguien marcando el camino a
seguir, y otro que la seguirá u obedecerá. Es el
proceso de
diseñar y mantener un ambiente en el
que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas
seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones
bien sean pequeñas o grandes empresas
lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio.
Según Estoner James. (1990) Administración es "el
proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de
los miembros de la organización y de utilizar todos los
recursos
disponibles de la empresa para
alcanzar objetivos
organizacionales establecidos" De acuerdo con especialista del
Centro de perfeccionamiento de la Educación
Superior ( CEPES), "administración desde la universidad es
operar y desarrollar eficazmente la docencia,
la
investigación y la extensión, así como
utilizar los recursos
humanos y financieros vinculados a la misma con el fin de
lograr resultados relevantes para la institución y la
sociedad".

La actividad de dirección históricamente
ha estado y
está vinculada estrechamente al nivel de desarrollo
material e intelectual alcanzado por el hombre en
cada uno de los sistemas sociales
por los que la humanidad ha transitado. Se vincula tanta al
desarrollo de las fuerzas productivas como al de las relaciones
de producción. Sus antecedentes aparecen en
las civilizaciones del Oriente Antiguo, en la antigua Mesopotamia, y
el antiguo Egipto, en
China l, en
Roma, en las
civilizaciones Inca y Azteca, en la Iglesia, en el
Ejército, en el surgimiento de los estados, etc., se
encuentra la dirección como un elemento integrador y como
modo de conducir el grupo social hacia determinados fines. En
estos espacios de referencia aparecen ejemplos de división
del trabajo, de definiciones entre autoridad y
responsabilidad, de mecanismos de control, de
formación y desarrollo de cuadros, etc. Hace unos
doscientos años, se produce un acontecimiento que va a
promover el desarrollo acelerado de la administración como
disciplina independiente: la re revolución
industrial, la cual va a integrar el trabajo manual y el
mecánico, revolucionando los procesos productivos
existente hasta el momento, así como la escala de la
sociedad, todo lo cual debía encontrar una respuesta en el
campo de la dirección. En las condiciones
contemporáneas, esta actividad ha alcanzado
dimensión de disciplina científica, a partir de la
constitución de tres escuelas del pensamiento
administrativo: la clásica (que consta de dos ramas,
la administración científica y la
teoría
clásica de la organización), la de las ciencias del
comportamiento
y la escuela de las
ciencias administrativas. Aunque estas escuelas aparecieron en
sucesión histórica, las ideas no han reemplazado a
las antiguas. Cada escuela continúa el desarrollo o se
fusiona con otras.

La teoría de Administración
Científica es un enfoque formulado por Frederick W.
Taylor y otros
entre 1890 y 1930, que pretende determinar en forma
científica los mejores métodos
para realizar cualquier tarea y seleccionar, capacitar y motivar
a los trabajadores. Esta teoría se deriva de la necesidad
de incrementar la productividad
Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth, Henry Farol,
inventaron el conjunto de principios que se
conocen como la teoría de la administración
científica. Taylor establece principios y normas que
permiten obtener un mayor rendimiento de la mano de obra y
ahorro en los
materiales;
apoyándose en aspectos como estudio de tiempos y
movimientos, selección
de obreros, métodos de trabajo, incentivos,
especialización e instrucción. Entre lo principales
principios se destaca: 1) desarrollo de una verdadera ciencia de
la administración, de modo que, por ejemplo, pudiera
determinarse el método
óptimo ejecutara cada tarea, 2) la selección
científica de los trabajadores, de modo que a cada uno se
le asigne la responsabilidad de una tarea para la cual es el
más apto, 3) la educación y
desarrollo científico del trabajador y, 4)
concepción íntima y amistosa entre administradores
y empleados. La implementación del Taylorismo en
industrias americanas y europeas, trajo como consecuencia
diversas reacciones, así, por ejemplo los franceses de la
Confederación General del Trabajo la acusaron de ser "una
organización del surmenage" (fatiga ocasionada por el
trabajo excesivo). Sin embargo, la teoría de Taylor
aún sigue vigente en varias empresas, la
contribución fundamental de la administración
científica es la aplicación del método
científico a la administración y el surgimiento
de esta como una rama específica del conocimiento.

Frank B. Gilbreth, continuó con los estudios de
Taylor, además de ser su discípulo. Su principal
aportación la realiza en el estudio de tiempos y
movimientos de los que se le considera como el verdadero padre.
Mediante sus estudios y experimentos lo
condujeron a identificar los 17 elementos básicos que se
podían aplicar en cualquier actividad para reducir
movimientos; él llamó a estos estudios "el arte de suprimir
el desperdicio de las fuerzas que implican los movimientos
inútiles, ineficaces o mal combinados. También
estudió la fatiga con el fin de encontrar la manera de
reducirla. Se apoyó del cine para
captar movimientos que se hacían en el trabajo.
Desarrolló un esquema de proceso mediante diagramas de
flujo que permiten el estudio de las operaciones en
forma general, a la vez que facilita la toma de
decisiones al eliminar, reducir o combinar operaciones; las
cuales se identifican como operación, transporte,
inspección, demoras y almacenaje.

Charles Babbage: desarrollo una máquina
calculadora que la llamó diferencial, la cual fue
precursora de la actual computadora
electrónica. Su mayor aportación fue
la división por oficios al utilizar artesanos
especializados en productos
completos. Postuló las ventajas de la división del
trabajo: menor tiempo en
aprendizaje,
mayor habilidad por la frecuente repetición de los mismos
procesos, propicia la invención de herramientas y
maquinaria para realizar los procesos y adecuación del
hombre en el
puesto.

La teoría ha tenido aportaciones de gran valor para la
administración científica como son: la influencia
de la administración científica puede notarse
también en el énfasis que muchas empresas hacen en
el diseño
del trabajo, en la selección científica y el
desarrollo de los trabajadores; desarrolló un
método racional para resolver los problemas de
la organización y preparó el terreno a la profesionalización de esta disciplina y sus
técnicas de eficiencia se han aplicado a
las diversas organizaciones, Sus limitaciones generales son:
imposiciones inherentes a los seres humanos. Omitía el
deseo humano por la satisfacción laboral y las
necesidades sociales de los trabajadores como grupo, y no
consideraba las tensiones que se generaban al verse frustradas
esas necesidades. El énfasis en la productividad, y por la
rentabilidad,
condujo a varios administradores a explotar a los trabajadores y
los clientes

A medida que la administración enfrenta nuevos
desafíos y nuevas situaciones, las teorías
administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos
por completo para que sean útiles y aplicables, lo cual
explica en parte los pasos graduales de la teoría
administrativa en el transcurso de este siglo.

La teoría clásica de organización
nació de la necesidad de dirigir organizaciones complejas,
como las fábricas. Uno de su representante fue Henri Farol
(1814-1925), se le considera como principal fundador de esta
escuela. Trazó el esquema de una doctrina coherente de la
administración, la cual conserva hoy gran parte de su
fuerza. El
sociólogo alemán Max Weber
(1864 – 1920), pensando que toda organización
dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos,
requería un estrecho control de sus actividades,
desarrolló la teoría de la administración de
burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía
definida en términos muy estrictos y regida por
reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda
claridad. Consideraba que la organización ideal era una
burocracia con
actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento
profundo y con una división del trabajo detallada
explícitamente. Weber
pretendía mejorar los resultados de organizaciones
importantes para la sociedad, haciendo que sus operaciones fueran
predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tanto valor a
las innovaciones y la flexibilidad como a eficiencia y la
susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la
administración de burocracias de Weber se adelantó,
claramente, a las corporaciones gigantescas como Ford. Weber
pensaba que el patrón particular de relaciones que
presentaba la burocracia era muy promisorio.

Mary Parker Follett (1868 – 1933), fue una de las
creadoras del marco básico de la escuela clásica.
Introdujo muchos elementos nuevos, sobre todo en el campo de las
relaciones
humanas y la estructura de
la organización. En este sentido, fue la iniciadora de
tendencias que se desarrollarían en las nacientes escuelas
de las ciencias del comportamiento y la administración
conocidas como teorías
de transición. El modelo de Follett fue un importante
antecedente del concepto de que la administración
significa algo más que lo que ocurre en una
organización cualquiera. Preparó el camino para que
la teoría de la administración incluyera una serie
más amplia de relaciones, algunas dentro de la
organización y otras más allá de sus
fronteras.

En parte, debido a que el enfoque clásico no
lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el
centro de trabajo, surgió la escuela de la ciencia del
comportamiento o conductista, por un grupo de académicos
en Administración y con capacitación en sociología, psicología y
áreas relacionadas, que utilizaba sus diversos
conocimientos para comprender y administrar con mayor eficiencia
la gente que forma la organización. Así
creció el interés
por ayudarles a tratar mejor con el "aspecto humano" de sus
organización. Por lo tanto, aumentó el
interés por ayudar a los gerentes a manejar con más
eficacia el
"lado personal" de sus
organizaciones. Así se refuerza la teoría
clásica de la organización con elementos de la
sociología y la psicología, dando origen a la
escuela de ciencia del comportamiento como una
necesidad.

Elton Mayo (1880 – 1949) y algunos
compañeros de Harvard, entre ellos Fritz J. Roethlisberger
y William J. Dickson iniciaron su participación en la
serie de estudios realizados en Western Electric Company entre
1924 y 1933, los cuales con el tiempo se conocieron como "los
estudios de Hawthorne, porque muchos de ellos fueron realizados
en la fábrica Hawthorne de Western Electric, cerca de
Chicago. Los estudios de Hawthorne, en un principio, fueron un
intento por investigar la relación entre la cantidad de
iluminación en el centro de trabajo y la
productividad de los obreros. En estos experimentos, al poner de
relieve las
necesidades sociales, condujeron a un efecto, el "efecto
Hawthorne": la posibilidad de que los trabajadores que reciben
atención especial se desempeñan
mejor tan solo por recibirla: una interpretación de los estudios de Elton Mayo y
sus colegas. Estos investigadores recalcaron la importancia del
estilo del administrador y
con ello revolucionaron la formación de los
administradores, en desarrollar habilidades
administrativas.

Entre sus limitaciones fundamentales, se destacan: las
deficiencias de diseño y análisis de interpretación, la
congruencia de las conclusiones de mayo y sus colegas con los
datos es
todavía objeto de numerosos debates y de mucha
confusión. Los intentos hechos por incrementar la
producción en la década del 50, al mejorar las
condiciones de trabajo y la satisfacción del personal, no
aportó el mejoramiento impresionante de la productividad
que se había esperado, etc.

Después de la II Guerra Mundial
con la aplicación de la Investigación de Operación (I O) a
problemas de la industria, la
puesta en práctica de nuevas
tecnologías industriales y las complejidades del
transporte y las comunicaciones, surgieron problemas que no
podían ser resueltos con medios
ordinarios. Se recurrió cada vez más a
especialistas en Investigación
de Operaciones para ayudar a los administradores a buscar
soluciones a
esos problemas. Surge así la escuela de ciencia
administrativa. Este hecho estuvo marcado por el advenimiento de
la computadora
electrónica, la cual contribuyó a formalizar los
procedimientos
de la I de O. En el momento actual, ese enfoque en la
solución de un problema comienza cuando interviene un
equipo multidisciplinario de especialista para analizar y
solucionar un problema administrativo, lo que ha hecho aportes
sustanciales a las actividades de planificación y control, entre otras
funciones,
incluyendo el desarrollo de estrategias de
trabajos, a pesar de que algunos administradores piensan que esta
no es adecuada para manejar los componentes psicológicos y
conductuales de la actividad en un centro de trabajo.

La teoría administrativa estudia la administración de empresas y demás
tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cinco
variables
principales (tarea, estructura, personas, tecnología y
ambiente), cada una de las cuales es objeto específico de
estudio de una o más corriente de la teoría
administrativa. Las mismas constituyen los principales
componentes en el estudio de administración de las
empresas. El comportamiento de estas variables es
sistémico y complejo, cada una de ellas influye y es
influenciada por las demás; si se modifica una ellas, las
otras también se modifican en mayor o menor grado. La
adecuación de estas cinco variables constituye el
principal desafío de la administración. De las
funciones fundamentales de la administración la planeación
es una de las más importantes. Comprende la
selección de los objetivos tendentes a satisfacer las
necesidades del objeto de dirección, así como las
tareas que – en relación con esos objetivos-
será necesario llevar a cabo, incluyendo la forma y de los
medios que resulten más convenientes. Implica que los
administradores piensen, a través de sus objetivos y
acciones, y
con anticipación, que sus acciones se basen en
algún método, plan o lógica;
Otra es la organización, que comprende todo el proceso de
disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre
los miembros de la organización en una forma tal que
puedan lograr los objetivos de manera eficiente; liderazgo o
mando: implica dirigir, influir y motivar a los empleados para la
realización de las tareas. A diferencia de la
planeación y la organización, el liderazgo es una
actividad muy concreta, requiere trabajar directamente con la
gente y control: es la función
administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de
las empresas.

El control constituye otra de las s funciones
esenciales, muy relacionada con las anteriores. Es un proceso
para garantizar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planeadas. La definición dada por Robert J.
Mockler incluye los elementos esenciales como proceso. "El
control
administrativo es un esfuerzo sistemático para fijar
niveles de desempeño con objetivos de planeación,
para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información para comparar el
desempeño real con los niveles predeterminados, para
establecer si hay desviaciones y medir su importancia y para
tomar las medidas tendientes a garantizar que todo los recursos
de la empresa se
utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la
obtención de los objetivos organizacionales". Esta
definición pone de manifiesto que el control parte del
punto donde termina la planeación, sin embargo el control
es un concepto más general, ayuda a los administradores a
realizar el seguimiento de la eficacia de su planeación,
organización y dirección y/o liderazgo y a tomar
medidas correctivas cuando se necesiten. Consta de cuatro etapas
fundamentales: 1) establecer normas de desempeños; 2)
medir el desempeño actual; 3) comparar este
desempeño con las normas establecidas; 4) si se detectan
deficiencias emprender acciones correctivas. Entre los objetivos
del control están: a) asegurara el carácter
autorregulado del sistema organizativo y brindar al mando todos
los elementos necesarios para que ordene la ejecución de
las acciones rectificadoras sobre el objeto de dirección ,
b)brindar elementos para evaluar la cantidad, racionalidad y
responsabilidades reales de todos los aspectos que comprende la
planificación(políticas,
planes, procedimientos, presupuestos,
etc. c)brindar elementos para evaluar calidad,
racionalidad e integralidad de la organización como
mediada de eficiencia del sistema organizativo y, d)brindar
elementos para evaluar en qué medida la actuación
la actuación de los cuadros de dirección responden
a los requerimientos actuales y perspectivos del
sistema.

El propósito y la naturaleza
fundamental del control es garantizar que los planes tengan
éxito
al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para
adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas
reales o potenciales. Mediante esta función, el
administrador mantiene la organización en la vía
correcta sin permitir que se desvíe demasiado de sus
metas. Le proporciona al administrador los medios adecuados para
chequear que los planes trazados se implanten en forma correcta,
para ello debe apoyarse en métodos y técnicas. Los
métodos se agrupan en uno cuatro tipos básicos:
controles anteriores a la acción, controles directivos,
controles de selección o de si/no y controles
después de la acción Stoner James (1990). "Los
controles anteriores a la acción, garantizan que antes de
emprender una acción se haya hecho el presupuesto de
los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitan.
Los directivos, tiene como objeto descubrir las desviaciones
respecto a alguna norma o meta y permitir que se realicen
correcciones antes de terminar determinada serie de acciones. Los
de selección para reconocer cuales procedimientos se deben
seguir o que condiciones se deben satisfacer antes de proseguir
con las operaciones. Los posteriores a la acción miden los
resultados de una acción que ha concluido. Lo cuatro tipo
de controles no son alternativas u opción que excluya a
los otros, unos complementan a otros" (Ibidem).

"Las técnicas del control se refieren a la
creación y uso de ciertos mecanismos que se introducen en
los sistemas de
control con el propósito de elevar su eficiencia y
efectividad, una de ellas es el Control
Interno, el cual se define como el proceso integrado a las
operaciones efectuado por la dirección y el resto del
personal de una entidad para proporcionar una seguridad
RAZONABLE al logro de los objetivos siguientes: confiabilidad de
la información, eficiencia y eficacia de las operaciones,
cumplimiento de las leyes,
reglamentos y políticas establecidas y control de los
recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad"
(Programa de
preparación económica para cuadros
2005).

El control interno es mucho más que una
técnica, constituye un paradigma en
el proceso de administración para todas las entidades. Su
cultura no es
inherente solo a las actividades de contabilidad y
finanzas, sino
que involucra todas las áreas de operaciones y sus
trabajadores. Es un instrumento de gestión
capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y la eficacia de
las operaciones, se considera como un sistema de
retroalimentación similar al que opera en el termostato
común en un hogar. Este sistema presenta el control en una
forma más compleja y realista que si se considera
solamente como un asunto de fijación de estándares,
medición del desempeño y
corrección de desviaciones. Los administradores miden el
desempeño real, comparan esta medición con los
estándares e identifican las desviaciones; pero
después, para realizar las correcciones necesarias deben
desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en
practica a fin de al desempeño deseado. En general el
control tiene numerosas formas de manifestarse y diferentes
técnicas para su aplicación. El control no es un
fin de la dirección, sino un medio.

Conclusiones

• La teoría y práctica de la
  administración científica desempeña un
  papel importante en la creación y perfeccionamiento de
  los procesos administrativos en las entidades socialistas
  cubanas y especialmente en las universidades, pero necesita
  de un profundo y continuo estudio y actualización de
  cada una de sus teorías y enfoques por todos los
  directivos y administradores para lograr los objetivos
  propuesto en el contexto actual.

• Los procesos de administración deben
  funcionar como un todo, sin olvidar que en las condiciones
  actuales la administración no puede ser hecha de una
  vez y para siempre, sino que ha tener en cuenta las
  circunstancias que en un momento determinado pueden hacer
  variar el plan, el que tiene que estar sometido a la
  rectificación de las fallas que se puedan presentar,
  mantener y perfeccionar los resultados.

• En el contexto actual, la gestión
  administrativa de calidad, se organiza a partir de las
  necesidades de las entidades y/o organizaciones. Es una tarea
  compleja que involucra a muchos actores, por lo que para que
  sea más efectivo se debe lograr que todas las personas
  e instancias vinculadas al proceso con objetivos compartidos.
  Más que comunicar, socializar y subjetivar los valores
  compartidos es necesario que todas las estructuras y procesos
  administrativos se desarrollen como sistema, donde el
  liderazgo es fundamental.

Recomendaciones

• Qué todos los administradores de las
  instituciones socialista cubanas realicen en estudio de las
  teorías clásicas de administración
  científicas y que se apliquen con carácter
  creador en la gestión de los procesos productivos para
  obtener calidad en los mismos

• Desarrollar cursos de capacitación para los
  cuadros de nuestras entidades para contribuir a elevar su
  nivel de gestión, a partir de las
  características y particularidades de las
  mismas.

Bibliografía

•Afanasiev, V.G (1975): Dirección
científica de la sociedad. Ed. Progreso,
Moscú.

•Colectivo de autores (2005): Control Interno.
Programa de preparación económica para cuadros.
Material de consulta. Centro de Estudios Contables Financieros y
de Seguros. La
Habana.

•Herzberg F. (1968): One more time: How do you
motivate employees? Harvard Business Review…

•Maslow A.
(1943): A Theory of human motivation. Psychological. Review
50.

•Robert J. Mocker (1984): The management control
process (Englewood cliffs, N.J..: Prentice-Hall.

• Lewis R. and Smith D. (1994): total quality tn
higher education. Delray Beach, USA.ST.Lucier Press.

•Proceso
administrativo: http://www.monografía.com/trabajo12/proadm/madm.shtml

•Stoner James (1990) Administración Partes I
y II. Quinta edición. Imprenta
Alejo
Carpentier. La Habana.

Autor:

Anselmo Bandera Comerón

Cuba